Dal 1 gennaio 2026 è divenuto obbligatorio per gli esercenti collegare gli strumenti con cui memorizzano i corrispettivi (registratori telematici e procedura “Documento Commerciale online”) ai dispositivi con cui accettano i pagamenti elettronici (Pos fisici e virtuali). 

Il collegamento avviene tramite una comunicazione all’Agenzia delle entrate da effettuare online tramite un’apposita funzionalità. Per supportare gli operatori, l’Agenzia delle entrate ha pubblicato una guida operativa apposita.

Per accettare pagamenti tracciabili, gli esercenti stipulano un contratto di convenzionamento con uno o più operatori finanziari che gestiscono le transazioni (Acquirer). Il contratto consente l’utilizzo di Pos fisici, come i terminali tradizionali o i SoftPos installati su smartphone e tablet, oppure di Pos virtuali, che permettono di autorizzare pagamenti online in sicurezza. Al momento dell’emissione del documento commerciale, il negoziante deve indicare e registrare la modalità di pagamento utilizzata dal cliente (contanti, pagamento elettronico, ticket ecc). Il collegamento tra i due dispositivi (RT e Pos) non è di tipo fisico ma appunto come detto logico (via web).

La prima comunicazione dei collegamenti dovrà essere effettuata dai primi giorni di marzo 2026, riferita ai Pos attivi nel gennaio 2026. Successivamente, i collegamenti andranno aggiornati solo in caso di nuove attivazioni, variazioni o dismissioni. Per i Pos attivati dopo gennaio 2026, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione, con gli stessi termini anche per eventuali modifiche.

La disponibilità delle funzionalità per la registrazione dei dati di collegamento verrà comunicata con un apposito avviso pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle entrate. Un volta attiva la procedura web, gli esercenti (o i soggetti delegati) avranno 45 giorni di tempo per effettuare la comunicazione del collegamento tra gli Rt e/o la procedura web “Documento Commerciale on line” e i Pos utilizzati nel mese di gennaio 2026.

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