Il compito di trasmettere tali informazioni spetta ai medici competenti, ovvero coloro designati dai datori di lavoro per gestire la sorveglianza sanitaria dei dipendenti esposti a rischi specifici sul luogo di lavoro.

Secondo quanto stabilito dall'articolo 40 del suddetto decreto, entro il primo trimestre dell'anno successivo a quello di riferimento (quindi entro il 31 marzo di ogni anno), il medico competente deve inviare telematicamente ai servizi territoriali competenti i dati aggregati relativi alla salute e ai rischi lavorativi dei lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria.

Questo avviene tramite l'utilizzo del modello specifico indicato nell'Allegato 3B del Decreto Legislativo 81/2008, che include informazioni sullo stato di idoneità o inidoneità dei lavoratori in relazione ai diversi rischi professionali.

La decisione di prorogare la scadenza è stata motivata dalle difficoltà tecniche riscontrate dai medici nell'utilizzo dell'applicativo web fornito dall'INAIL per la compilazione e l'invio dei dati. Questo prolungamento del termine dovrebbe consentire ai professionisti coinvolti di superare tali ostacoli e adempiere ai loro obblighi nei confronti delle autorità competenti.